最近、就活生の方とメールをしたり面談したりする機会が増えました。だいたい、月に一人の就活生の方と連絡をとっています。
就活生の方が志望企業の社員と連絡をとる際、だいたいメールを使うと思いますが、皆さんメールの使い方に慣れてないですよね。
自分ももう4年社会人をやってますが、いまだにメールは慣れないです。普段はビジネスチャットツールで社内外の人とやり取りをしているので、自分も毎日メールのやり取りをするわけではないんですよね。
本当は就活生の方ともslackやteamsといったビジネスチャットツールでやり取りしたいですが、そういうわけにもいかないです。（個人的に就活生向けの就活サービスとは関係ないビジネスチャットツールがあると便利だなと思いましたが、そういうのってあるんですかね？ただのチャットツールだと収益化できないから無理か・・・）
なんで、企業の人間からすると、就活生がメールでのやり取りを完璧にできるとは思ってません。特に自分みたいに自信がない人間からしたらなおさらです。
ただ、別にやらないから減点されるってことはないんですが、これをやっておくと企業側の人間からすると助かるので印象いいよってことがあります。
それは、
相手から来たメールのCCは外さずに返信する（全員に返信する）
です。
大学のメールのやり取りだとCCを使う場合と使わない場合があると思います。それにCCを入れてる理由なんて説明されませんよね。
使うとしたら、研究室の外部の人と連絡をとるときに、一応教員をCCに入れているくらいでしょうか？
ちなみに、CCとは宛先にはない関係者にもやり取りが確認できるようにメール届く機能です。同じような機能にBCCがありますが、CCは宛先、CC含めた同じ受信者が誰がCCとしてメールを受診しているのかわかるのに対してBCCは送った人とBCCでメールを受け取った本人以外は誰がBCCで受診してるのかわかりません。
むかし、SNSやチャットツールが普及してなかった時代は、サークルや友人どうしの連絡でもCCやBCC、メーリングリストを駆使していたそうです。でも、今はそんなこと誰もしませんよね。
ただ、企業では上司や関係者をとりあえずCCに入れといて、やり取りの一部始終を逐次共有していることがあります。
理由は単純で、やり取りの内容をいちいち関係者に報告するのがめんどくさいから、CCに入れとけば勝手に入ってるいる人がそのメールの内容をチェックします。
例えば、OB訪問の日程調整を企業の方と実施しているとき、CCには当日参加する可能性があるほかのOB社員やその方の上司、人事の担当者がCCに入ってます。
CCに入れないと、日程が決まった際にいちいち関係者に決定事項を報告しないといけないですが、CCに入れておけば逐次やり取りが共有されるわけです。
さらに、上司や人事の担当者には就活生とのやり取りなかで、情報の伝達ミスやハラスメントなどのトラブルがないか監視する必要があります。
また、実施に採用試験を実施した際には面接にかかわった人はなるべく就活生の情報を収集しようとしますが、その時にメールのやり取りがその就活生の人となりを知る手掛かりになります。
例えば、採取面接の面接官は以前OB訪問したOB社員の上司だったりするので、その際にCCで届いたメールのやり取りの情報から就活生がどういう学生なのかイメージして、当日の質問事項を考えたりします。
なので、必ず返信する際には「全員に返信」することでCCに入っている方全員にメールが届くようしましょう。
結構やられてない方いらっしゃいます。そういう時は毎回CCに人を追加していますが、結構めんどくさいです。
自分の情報はなるべく多くの人に伝わったほうが合格が近づく
CCでいろんな人に自分の情報が行ってしまうと余計な人にミスや言動が伝わってしまうのではないかと心配する人もいると思います。
ただ、実際の就活では逆でなるべく自分の情報は相手に伝えるようにする必要があります。
理由は、情報がない就活生は評価のしようがないので落とされてしまうからです。
現在、売り手市場と呼ばれている就活市場ですが、2倍以上の倍率がある企業がほとんどです。となると、普通にやってたら落されてしまうんですよね。
それに、採用は加点方式です。とにかくその就活生の評価できるポイントを集めて合格点に達した人に内定がでます。
そして、企業内では座談会やインターン、OB訪問や個々の採用試験での就活生の情報は意外と共有されてなかったりします。もちろん人事に報告は上がってますが、個人情報満載なので限られた人しか見ることができませんし、めんどくさいから人事にも共有されなかったりします。
となると、メールでのやり取りはこういう学生がいると知ってもらうチャンスでもあります。
もしマイナスなことがあってもよほどのことがなければ共有されないと自分は思います。理由は自分のせいでその就活生が落とされる責任をとるのは嫌なので多少のことがあっても、その就活生の採用資料の記載したりしません。
なので、安心してCCに入っている方全員に返信して大丈夫です。
あて先にはCCの人間は含めなくていい
宛先にCCの人の名前を入れるか悩むかもしれません。
自分は就活生の時、CC. ○○様と書いていましたが、それもしなくても大丈夫です。
理由は、CCに入っている人は報告のために入れているだけでメールのやり取りには直接かかわってないからです。逆にCCに入っている人が突然、割り込んで返信をしてくることがあります。そしたらCCではなく宛先に入れましょう。
宛名部分はあくまで、自分がいま何か伝えたいことがある相手でOＫです。逆に宛名を書かないことでCCに入っている方に、これは自分あてのメールではなくて、時間があるときに確認するだけでいいと気づいてもらうことができます。
就活時のビジネスマナー的なことを書きましたが、これは別に必ずやらないとダメってことではないです。ただ、やったほうが絶対印象がいいので、やってみてください。
忙しい大学生活の中でも、自分は在学中になるべく多くの社会人と話す機会があったほうがいいと思ってます。
単純に業界や企業に関する知識がつきますし、就職後のことをイメージできれば大学での活動のモチベーションにもつながります。
不安や疑問はあると思いますが、どんどんコミュニケーションをとってみてください。
それでは。
